En måde at finde ud af, om din virksomhed kan bruge SMV:Digital-puljerne til noget, er, hvis du sakker bagud i forhold til konkurrenterne.

- For at kunne konkurrere på markederne, er du nødt til dels at være til stede digitalt, dels digitalisere din virksomhed for at være effektiv nok.

- Helt konkret: Har du en hjemmeside, der halter? Er kundehåndteringen for tung? Kommer du ikke i kontakt med din målgruppe online?

- Hvis din virksomhed har mange manuelle processer, er automatisering et godt sted at starte, siger Anders Jacobsen.

Inden du går videre, skal du være klar over, om din virksomhed hører under definitionen af virksomheder, der kan modtage puljemidler fra SMV:Digital. Det gør du ved at læse ansøgningsguiden, som du finder her.

Næste skridt er at finde det bureau, der skal hjælpe med at lave projektbeskrivelsen og ansøgningen. Hvis du ikke kender nogen i dit netværk, der kan hjælpe med det, er der andre veje at gå.

- Tag fat i Erhvervshus Fyn. Det er sat i verden for at hjælpe erhvervsdrivende i lokalområdet og har en liste med bureauer, der kan hjælpe.

Ifølge Anders Jacobsen er det helt fint, hvis du ikke har konkrete planer i tankerne.

- Jeg deler virksomhederne i to typer: Dem, der har en fornemmelse af, at de kan gøre noget smartere, og så er der dem, der er helt bevidste om, hvad de skal gøre, men ikke hvordan. 

Bureauet hjælper selvfølgelig med at definere projektet, men det er en god idé som minimum at vide, hvad målsætningen for indsatsen er, og endnu bedre, hvis man har sat rammerne for budgettet.

- Nogle vil bare gerne have noget, men for andre er det en del af en forretningsstrategi, og så er der dem, der også har afsat et budget til det, og så er det alt andet lige nemmere.

- Hvis man har gjort sig tanker om rammerne, er det lettere at få værdi ud af forløbet for virksomheden.

Gør det også klart, om din virksomhed har brug for kompetenceafklaring ved hjælp af analyser, som bureauet kan stå for, eller om du har brug for hjælp til at implementere en digital løsning. 

Det ville være mærkeligt, hvis dit projekt har en omkostning på præcis 100.000 kroner. Gør dig derfor tanker om, hvor mange ressourcer der yderligere skal bruges.

- Man skal være bevidst om, hvad der skal investeres ud over de ressourcer, man får tilført i form af tilskud. Det gælder både i form af medarbejderressourcer, egne timer man investerer i det, og indkøb af systemer, der skal implementeres.

- Det her kan jo være startskuddet på en indsats, der varer flere år, og det har meget at sige i forhold til, hvordan du designer en løsning, at du ved, hvor du skal hen.

Når puljemidlerne er tildelt, går arbejdet i gang.

- Alt efter, om det er et potentialeafklarings- eller implementeringsprojekt, vil man starte med at undersøge og analysere eller implementere et stykke software, som der også kan være knyttet kompetenceoplæring til.

Bagefter skal der afrapporteres, så myndighederne kan se, at midlerne er brugt korrekt. Puljen kan medfinansieres med egne timer, og i så fald skal der løbende laves et timeregnskab.

Alternativt kan puljen fungere som medfinansiering af en selvstændig investering på 200.000 kroner, eller som et miks af de to muligheder.

Dokumentationskravene er alt i alt ret enkle, forsikrer Anders Jacobsen.

Hvad har I brugt midlerne til?

- Midlerne blev brugt på et forløb med Change, som har hjulpet os med kommunikation og med at samle en masse empiri, som vi ikke selv havde mulighed for at samle, fordi vi jo er farvede og lidt indgroet i det hele.

- Der var dele af kunderejsen, der kunne digitaliseres og automatiseres, så vi har efterfølgende investeret i et stykke software, som gør netop det.

- Det var rart at få data, vi kunne træffe en beslutning ud fra, så vi kunne investere i noget, der gør os bedre.

Hvilke erfaringer har I gjort jer?

- Det mest givtige ved forløbet været de spørgsmål, der har været undervejs og de tanker, processen satte i gang. Vi kunne hæve os op i helikopteren og få et andet perspektiv, fordi der bliver stillet spørgsmål, vi ikke får hver dag.

- Konkret var der spørgsmålet ”hvilken bil er HR-On?". Det lyder meget banalt, men at spørge vores medarbejdere og nogle kunder om det, siger meget om, hvem vi er.

- Den reflekterende proces, der kom efter, var interessant, og jeg tror, den var sund. Vi blev meget skarpere på, hvad vores værdigrundlag egentlig er.

Er der noget I ville have gjort anderledes?

- Det er første gang, vi gør det, så det har været ret nyt for os. Vi har måske ikke været helt bevidste om mulighederne. 

- Det var fedt at få nogen til at komme med perspektiver, som vi garanteret ikke selv havde opdaget. Vi har ikke tidligere bevæget os ud i det, men vi skal helt klart gøre det igen. Nu har vi en masse idéer til, hvordan vi skal udforske nogle af de ting, vi ikke har tid til at udforske i hverdagen – for eksempel et nyt produkt.

Hvad har I brugt midlerne til?

- Vi har brugt dem til at få syn på vores marketingflow fra et helikopterperspektiv. Konklusionen var, at der er stort potentiale for os i at fokusere på et mailsystem, fordi vi har mange forskellige kundegrupper – kontorlejere, rådgivere, interessenter.

- På baggrund af det er vi i gang med at lægge store planer for, hvad der skal ske fremadrettet. Vi er ved at forberede en endnu større version af Coworking, og der er marketing en stor del af det at tiltrække nye lejere, og forløbet har givet rigtig fint input i forhold til det marketing setup, der giver mening i fremtiden.

- Lige fra kunderne skriver sig op, kommer de automatisk ind i et mailflow, hvor vi kan behandle dem.

Hvilke erfaringer har I gjort jer?

- Erfaringen er, at det er noget, vi synes, flere burde gøre. Det er en fed mulighed for at kigge på sin forretning på en anden måde. Det er en vækstmulighed for mange, hvis de vil eksperimentere med det setup, de kører med.

Er der noget, I ville have gjort anderledes?

- Vi overvejer, om vi skal gøre det igen inden for noget andet. Det kunne være, at vi digitaliserede vores rundvisninger som supplement til det, vi gør i forvejen eller andre mere eksperimenterende tiltag, man måske ikke lige vil smide 50.000-100.000 kroner efter, hvis man ikke er sikker på, det virker.

- Her er der mulighed for at finde ud af, hvad der måske virker eller finde helt nye ting, som vi under normale omstændigheder først ville finde om et år eller to.

- Nogle gange gør man bare tingene, som man altid har gjort det. Det virker måske, men måske kan det gøres bedre, hvis man får andre øjne på fra nogen, der ikke har lod i det setup, man kører i forvejen.